Câu hỏi thường gặp về ISO 9001

5/15/2013 9:52:46 AM

 Hỏi: Tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về quy trình áp dụng ISO 9000 cho một doanh nghiệp, điều kiện để áp dụng thành công và những khó khăn khi doanh nghiệp tự xây dựng quản lý chất lượng theo ISO 9000?

 TRẢ LỜI

Áp dụng ISO 9000 cho một doanh nghiệp sẽ tiến hành theo 8 bước sau đây:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO 9000 trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000. Việc áp dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì vậy  cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết.
Bước 4: Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng. Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm:
- Sổ tay chất lượng
- Các qui trình và thủ tục liên quan
- Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết
  Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước:
- Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng
- Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình cụ thể
  Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm:
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức chứng nhận thực hiện.
Bước 7: Đánh giá chứng nhận do tổ chức Chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp của hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.
Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9000
Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000.
Sự tham gia của nhân viên: sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định.
Công nghệ hỗ trợ: ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị công nghệ. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp có công nghệ hiện đại hơn ( thiết bị tiến tiến, ứng dụng công nghệ thông tin,..) thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Chú trọng cải tiến liên tục: các hành động cải tiến từng bước hay những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực nếu được thực hiện thường xuyên.
Sử dụng tư vấn chuyên nghiệp: Đây không phải là điều kiện bắt buộc nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng đối với tiến độ và mức độ thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các doanh nghiệp.
Những khó khăn khi doanh nghiệp tự xây dựng ISO 9000
Doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện và áp dụng ISO 9000, tuy nhiên doanh nghiệp thường gặp một số khó khăn sau đây:
· Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng cách tham gia các lớp tập huấn về ISO 9000 do các tổ chức chuyên môn tiến hành.
· Không khách quan khi đánh giá thực trạng hệ thống của mình để so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn
· Mất nhiều thời gian trong việc xây dựng văn bản và triển khai áp dụng hệ thống
Chính vì vậy, một tổ chức hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động lãng phí, kém hiệu quả.
Hỏi: Theo Quyết định số 144 của Thủ tướng Chính phủ thì những đối tượng nào phải áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, các bước triển khai, lợi ích của việc áp dụng, thời hạn phải thực hiện và kinh phí hỗ trợ cho việc áp dụng được lấy từ đâu?
TRẢ LỜI:
Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg quy định về việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
1. Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước sau đây:
a) Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (trừ các cơ quan quy định tại mục 2);
b) Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
c) Các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2. Các cơ quan hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quốc phòng và an ninh có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này phục vụ cho yêu cầu hoạt động của mình theo hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên.
3. Khuyến khích ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan sự nghiệp trực tiếp phục vụ quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp khác của nhà nước (các viện, trường, bệnh viện,...) xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo Quyết định này.
Các bước triển khai thực hiện ISO 9000 trong quản lý hành chính:
- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Xác định mục đích, yêu cầu, phạm vi áp dụng, các văn bản cần xây dựng và tiến hành nghiên cứu, xây dựng hệ thống văn bản, xét duyệt và ban hành.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng: Phổ biến, hướng dẫn thực hiện, theo dõi, đánh giá nội bộ, điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với mục đích, yêu cầu đề ra.
- Đánh giá, cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng: Bao gồm việc đánh giá, xác nhận kết quả đã đạt được so với mục đích, yêu cầu, kế hoạch đã đề ra.
- Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng: Nội dung của bước này là cơ quan hành chính nhà nước phải có biện pháp duy trì và không ngừng cải tiến, phát huy tốt hơn hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
 Nếu việc áp dụng HTQLCL vào các doanh nghiệp được xem như một công cụ để điều hành doanh nghiệp, để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành, v.v... thì lợi ích của việc áp dụng HTQLCL vào các cơ quan hành chính có thể được kể ra như sau:
Giảm thiểu các các hành động chữa cháy và giải phóng các cán bộ lãnh đạo khỏi phải thường xuyên can thiệp vào những công việc sự vụ, vì các cán bộ của mình đã có những công cụ để tự kiểm soát công việc của từng người hoặc một tập thể.
Cung cấp những công cụ để xác định và cụ thể hoá các nhiệm vụ bảo đảm dẫn đến những kết quả cụ thể. Bộ tiêu chuẩn yêu cầu phải lập kế hoạch công việc, xây dựng các quy trình làm việc, các mô tả và hướng dẫn để mọi người theo đó mà thực hiện công việc một cách đúng đắn.
Cung cấp những công cụ lập các văn bản để đánh giá tổ chức của mình một cách có hệ thống và trên cơ sở đó mà đào tạo và huấn luyện các cấp lãnh đạo và cán bộ để nâng cao chất lượng làm việc.
Cung cấp những công cụ để nhận biết và giải quyết các vấn đề tồn tại và cách phòng ngừa mọi sự tái diễn. Bộ tiêu chuẩn đòi hỏi thiết lập các biện pháp phát hiện sự sai sót, xác định các nguyên nhân gây ra sai sót,  lập kế hoạch  và thực hiện các biện pháp khắc phục.
Cung cấp những công cụ để giúp mọi cán bộ thực hiện đúng nhiệm vụ ngay từ đầu. Điều này đạt được nhờ có các chỉ dẫn công việc, kiểm soát nội bộ; lãnh đạo tạo các điều kiện và nguồn lực cần thiết, huấn luyện cán bộ, kích thích vật chất và tạo môi trường làm việc thích hợp.
Trên cơ sở các hồ sơ, tài liệu hướng dẫn, chất lượng công việc có thể được cải tiến nhằm đạt được các mục tiêu cao hơn thông qua việc phân tích và điều chỉnh hệ thống quản lý hoạt động.
Trong giai đoạn từ 2006 đến 2010, các cơ quan hành chính nhà nước nêu trên phải hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Các cơ quan hành chính nhà nước lập dự toán kinh phí cho hoạt động này. Kinh phí thực hiện các hoạt động này được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương.

Hỏi: Xin cho biết hiện nay ở Việt Nam có những tổ chức nào chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng? xin cho biết địa chỉ để liên hệ.
TRẢ LỜI:
Ở Việt Nam hiện nay có những tổ chức chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng sau:
DANH SÁCH CÁC TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN

12 - Để có "Chứng nhận sản phẩm" (16:20 13/01/2012)

Câu hỏi:
Để có "Chứng nhận sản phẩm" cần thực hiện các thủ tục nào?

Trả lời:

Chứng nhận sản phẩm giúp nhà sản xuất củng cố thương hiệu, nâng cao tính cạnh tranh và quảng bá cho sản phẩm. Đây là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là khi Việt Nam đang tích cực tham gia quá trình hội nhập. Nhưng làm thế nào để có được Chứng nhận sản phẩm?  

1. Chứng nhận sản phẩm là gì?  

Chứng nhận chất lượng sản phẩm và hàng hóa là hoạt động đánh giá và xác nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn (chứng nhận hợp chuẩn). Đây là loại hình chứng nhận được thực hiện theo sự thỏa thuận của tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng nhận với tổ chức chứng nhận sự phù hợp (bên thứ ba).  

2. Chứng nhận sản phẩm dựa trên những tiêu chuẩn nào?  

Tiêu chuẩn dùng để chứng nhận hợp chuẩn là tiêu chuẩn quốc gia (TCVN); tiêu chuẩn quốc tế (ISO, IEC, Codex,…); tiêu chuẩn khu vực (EN,…); hoặc tiêu chuẩn nước ngoài: BS (Anh), JIS (Nhật), GB (Trung Quốc), v.v…  

3. Các hình thức chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm và hàng hóa?  

- Chứng nhận tự nguyện: là chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm và hàng hóa với tiêu chuẩn theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân;  

- Chứng nhận bắt buộc: là chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm và hàng hóa với quy chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước (ở Trung ương hoặc Địa phương).

4. Dấu hợp chuẩn, dấu hợp quy là gì?

- Là bằng chứng thể hiện sự phù hợp của sản phẩm và hàng hóa với tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.  

- Dấu hợp chuẩn được cấp cho sản phẩm, hàng hóa sau khi sản phẩm, hàng hóa được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn;  

- Dấu hợp quy được cấp cho sản phẩm, hàng hóa sau khi sản phẩm, hàng hóa được chứng nhận phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật  

5. Lợi ích mà sản phẩm được chứng nhận  

Đối với nhà sản xuất:  

Khi sản phẩm được chứng nhận có nghĩa là sản phẩm đó có các chỉ tiêu chất lượng, vệ sinh an toàn phù hợp với qui định trong tiêu chuẩn (hoặc quy chuẩn kỹ thuật) có liên quan. Điều này đã tạo lòng tin của khách hàng đối với nhà sản xuất, góp phần nâng cao uy tín của nhà sản xuất, vì thế giúp cho nhà sản xuất dễ dàng trong việc mở rộng thị trường và thuyết phục khách hàng chấp nhận sản phẩm. Những sản phẩm được chứng nhận sẽ có ưu thế cạnh tranh đối với những sản phẩm cùng loại nhưng chưa được chứng nhận, chính vì vậy mà hoạt động CNSP đã trở thành công cụ tiếp thị hữu hiệu cho nhà sản xuất. Chứng nhận sản phẩm cũng là một cách thức kiểm soát sản xuất, trên cơ sở đó sẽ giúp nhà sản xuất giữ ổn định chất lượng; cải tiến năng suất; giảm sự lãng phí và giảm tỉ lệ sản phẩm bị phế phẩm.  

Đối với người tiêu dùng:  

Sản phẩm được chứng nhận cung cấp sự đảm bảo độc lập của bên thứ ba cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đã được chứng nhận theo một phương thức phù hợp bao gồm: thử nghiệm; đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng; giám sát và kiểm soát. Người tiêu dùng không cần thiết phải tốn chi phí cho việc thực hiện những thử nghiệm đối với sản phẩm đã được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn và luôn yên tâm vì sản phẩm được sản xuất trong điều kiện đảm bảo chất lượng.  

Đối với Cơ quan quản lý:  

Sản phẩm được chứng nhận đáp ứng yêu cầu quản lý về bảo vệ an toàn/sức khỏe cho người tiêu dùng, bảo vệ môi trường.  

6. Chứng nhận sản phẩm có tự nguyện hay bắt buộc?  

Chứng nhận sản phẩm có thể ở dưới dạng tự nguyện hay bắt buộc. Chứng nhận liên quan đến các vấn đề an toàn, vệ sinh, môi trường thường do các cơ quan quản lý hay các tổ chức chứng nhận được chỉ định thực hiện dưới dạng bắt buộc. Các chương trình chứng nhận nhằm đánh giá chất lượng san phẩm được các tổ chức chứng nhận thực hiện dưới dạng tự nguyện.  

7. Quyền của tổ chức, cá nhân đề nghị chứng nhận hợp chuẩn?  

- Có quyền lựa chọn tổ chức chứng nhận sự phù hợp;  

- Được cấp giấy chứng nhận hợp chuẩn cho sản phẩm, hàng hóa:  

- Được sử dụng dấu hợp chuẩn trên sản phẩm, hàng hóa, bao gói của sản phẩm, hàng hóa, trong tài liệu về sản phẩm, hàng hóa đã được chúng nhận hợp chuẩn.

8. Cách nhận biết sản phẩm được chứng nhận và chưa được chứng nhận?  

Sản phẩm được chứng nhận sẽ được mang “Dấu chất lượng” trên sản phẩm hay trên bao bì của sản phẩm. Điều này giúp cho người mua hoặc người tiêu dùng sản phẩm có thể nhận biết khi lựa chọn sản phẩm.  

9. Hồ sơ đăng ký chứng nhận sản phẩm?  

Hồ sơ đăng ký chứng nhận sản phẩm gồm các loại tài liệu sau:  

- Giấy yêu cầu chứng nhận.  

- Sơ đồ tổ chức (tóm tắt) của Doanh nghiệp  

- Các tài liệu mô tả đặc tính kỹ thuật của sản phẩm  

- Kế hoạch sản xuát và kiểm soát chất lượng.

- Kế hoạch kiểm soát các phương tiện đo lường, thử nghiệm,

- Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu điển hình của phòng thử nghiệm được công nhận/chỉ đình (nếu có)

10. Quy trình chứng nhận sản phẩm?

Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện việc chứng nhận sản phẩm sau khi đã thống nhất với cơ sở về việc đánh giá và các yêu cầu khác có liên quan. Quy trình chứng nhận bao gồm các bước sau đây:

a, Xem xét, xác định sự phù hợp và đầy đủ đối với hồ sơ đăng ký của Doanh nghiệp;

b, Đánh giá ban đầu về các điều kiện để chứng nhận tại cơ sở (nếu Doanh nghiệp có yêu cầu);

c, Đánh giá chính thức, bao gồm:

- Đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng sản xuất của cơ sở;

- Lấy mẫu thử nghiệm và đánh giá mẫu điển hình.

d, Báo cáo đánh giá;

e, Cấp Giấy chứng nhận;

f, Giám sát sau chứng nhận (định kỳ 6 tháng/1lần)

11. Thời hạn của giấy chưng nhận sản phẩm?

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận là 3 năm kể từ ngày cấp chứng nhận lần đầu.

12. Chi phí cho việc chứng nhận sản phẩm?

Chi phí tùy thuộc vào số lượng sản phẩm yêu cầu chứng nhận, quy mô sản xuat, tính phức tạp của sản phẩm khi thử nghiệm mẫu điển hình.

13. Làm sao để đăng ký chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn?

Liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐÀO TẠO ITC

Số 10 TT Cục Cảnh sát Kinh tế, Ngõ 100 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: (04) 66803561, Fax: (04)37481697, Mail: contact@itcskill.com