Mô tả quy trình tổ chức lớp ngắn hạn

12/4/2012 9:12:03 AM

  1.     Mục đích:

Quy trình này nhằm mô tả các bước thực hiện và quy trình phối hợp giữa các phòng trong việc tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn tại sở ban ngành, Doanh nghiệp, khóa puplic, inhouse.

2.     Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho các lớp ngắn hạn được tổ chức tại sở ban ngành tỉnh , các Doanh nghiệp, khóa puplic, inhouse

3.     Nội dung

3.1.         Sơ đồ tóm tắt quy trình

Xem trang sau

     TRƯỚC KHÓA HỌC

3.2.         khảo sát nhu cầu đào tạo  

Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm tìm nhu cầu của khách hàng của một tỉnh, hay của doanh nghiệp. Qua đó để biết được lượng học viên sẽ tham gia vào khóa học sắp tới của mình. Quan hệ liên kết với các sở ban ngành, các tổ chức liên kết để khảo sát, khai thác và thu hút học viên đầu vào từ Doanh nghiệp và các cá nhân có nhu cầu tham gia khóa học. Lên kế hoạch triển khai khảo sát. Dựa vào chỉ tiêu sở (lớp đào tạo lại theo ngân sách nhà nước); Đề nghị mở lớp ngắn hạn của các đơn vị; Nhu cầu của học viên (tối thiểu 20 học viên, tối đa 200 học viên).

3.3.          Liên hệ giảng viên

Lên danh sách những giảng viên có khả năng tham gia giảng  khóa học mà công ty sắp tổ chức

3.4.          Liên hệ khách hàng

Qua quá trình khảo sát thì chúng ta nắm được danh sách khách hàng từ đó nhân viện kinh doanh sẽ gọi điện trực tiếp tới từng khách hàng để xác định xem những khách hàng thực sự sẽ tham giá khóa học.

3.5.                      Chấp thuận đào tạo

Chốt danh sách khách hàng  xác định số lượng học viên đủ để thực hiện một khóa học thành công thì trình Giám đốc xem xét khả năng triển khai đào tạo.

 3.6.          Danh sách học viên

Căn cứ vào quá trình liên hệ khách hàng từ đó lập danh sách học viên cụ thể cho khóa học.

3.7.          Kế hoạch đào tạo

Lập các kế hoạch về chi phí, thuê giảng viên, thuê hội trường, địa điểm, thời gian tổ chức, các chị phí khác liên quan.

3.8.          Chuẩn bị nội dung đào tạo

Sau khi lên kế hoạch đào tạo thì cần chuẩn bị những nội dung nào sẽ  đào tạo, các module sẽ triển khai giảng dạy cho học viên. Còn các nội dung chi tiết thì giảng viên sẽ chuẩn bị.

3.9.          Đề xuất đào tạo

Hoàn thiện nội dung đào tạo thì trình lên ban giám đốc xét duyệt và trình lên tổ chức liên kết đề xuất triển khai khóa học.

3.10.     Thương thảo, ký kết hợp đồng đào tạo

Hợp đồng bao gồm các khoản chi trả sau: Tiền phần trăm cho tổ chức liên kết, tiền giảng viên và trợ giảng, văn phòng phẩm + photo tài liệu, tiền đi lại (nếu lớp ở tỉnh khác) và tiền tổ chức, phục vụ, điều hành quản lý lớp học, chi khác (chứng chỉ, trang trí hội trường, điện thoại liện lạc), và quản lý phí (10% tổng chi phí của lớp học)

Giảng viên thống nhất nội dung giảng dạy, kinh phí chuyên môn và đi lại, Tổ chức giảng dạy và tổ chức liên kết cùng thống nhất các phần kinh phí còn lại.

Hợp đồng sẽ do tổ chức giảng dạy chịu trách nhiệm dự thảo và sẽ được ký ít nhất 3 tuần trước thời gian lớp học bắt đầu.

Văn phòng: Chịu trách nhiệm lấy số hợp đồng, đóng dấu hợp đồng, gửi bưu điện (nếu cần)

      20 NGÀY TRƯỚC KHÓA HỌC

1.     Phân bổ giảng viên theo thứ tự ưu tiên

Nếu cùng một thời gian mà diễn ra nhiều khóa học thì phải phân bổ giảng viên theo thứ tự ưu tiên của môn học triển khai giảng dạy trước.

2.     Ký hợp đồng với giảng viên

Tổ chức triển khai soạn thảo hợp đồng ký kết với giảng viên, thống nhất tiền công, thời gian, địa điểm giảng dạy, chịu trách nhiệm nội dung giảng, cách thức đưa đón … và các khoản khác liên quan. Thời điểm giảng dạy phải được sự đồng ý bằng văn bản của phía cán bộ giảng dạy.

     10 NGÀY TRƯỚC KHÓA HỌC

                                   ·          Liên hệ giảng viên

Gọi điện cho giảng viên cung cấp lịch giảng để giảng viên sắp xếp thời gian, chẩn bị nội dung cho kháo học diễn ra thuận lợi.

        05 NGÀY TRƯỚC KHÓA HỌC

1.     Chuẩn bị triển khai lớp học

1.1.         Bộ phận văn phòng

- Bộ phận văn phòng chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến các khóa học sắp triển khai

- Thông báo cho Giảng viên về tên các khóa học, chuẩn bị nội dung giảng dạy.

- Cung cấp tài liệu gốc như: Liên hệ với giảng viên để được cung cấp Bài tập, bài giảng (nếu cần), bài kiểm tra

- In ấn những tài liệu phục vụ cho công tác triển khai lớp học.

2.2.         Bộ phận Kinh doanh

- Lập hồ sơ học viên: Gọi điện trực tiếp đến từng học viên để được cung cấp Họ tên, số điện thoại, Email, địa chỉ, ngày sinh

- Lên lịch đào tạo: Về thời gian, địa điểm tổ chức lớp, những giảng viên tham gia giảng, thuê hội trường, loa đài, trang trí hội trường như thế nào,  bố trí người kê phòng học,  làm câu khẩu hiệu như thế nào.

- Liên hệ giảng viên: Thông báo cụ thể về thời gian, địa điểm, cách thức đi lại.

- Chuẩn bị trang thiết bị, cơ sở vật chất:  Nhân viên kinh doanhh trực tiếp tìm hiểu để thuê hội trường, phòng học, kê bàn ghế, câu khẩu hiệu, phông bạt, lao đài, trang trí hội trường.

 - Chuẩn bị khác: Đồ ăn nhẹ giữa buổi, nước uống cho học viên giữa buổi, đặt chỗ ở qua đêm cho giảng viên, trợ giảng (nếu cần)

- Phân công trợ giảng, cán bộ trực lớp     

 
KHAI GIẢNG KHÓA HỌC

     TRONG KHÓA HỌC

3.     Trong quá trình đào tạo:

1.     Quản lý lớp học: Thay mặt Tổ chức tư vấn Trợ giảng sẽ theo dõi Giảng viên, các học viên, tài liệu. khi có vấn đề gì xảy ra thì phải có người đứng ra giải quyết.

2.   Trợ giảng:  Hỗ trợ giảng viên trong quá trình triển khai lớp học: như phát, thu tài liệu, phát đĩa CD, Cung cấp bảng điểm danh, phiếu đánh giá học viên, Bài kiểm tra. Trước khóa học 15 phút đến  mở cửa giảng đường; dọn vệ sinh lớp học; mở tắt điều hòa; phục vụ điện cho lớp học (khi cần); phục vụ giải khát (khi yêu cầu).  Và trực tại phòng để giải quyết ngay khi có vấn đề trục trặc về máy móc.

     SAU KHÓA HỌC

1.     Tổng hợp:

1.1.                    Tổng hợp Bảng điểm danh, phiếu đánh giá của học viên, kết quả bài kiểm tra để biết chất lượng tham gia học của học viên để từ đó đánh giá kết quả và phân loại bằng cấp.

1.2.                   Báo cáo của Giảng viên và trợ giảng: Khi khóa học kết thúc thì giảng viên và trợ giảng làm báo cáo để báo về Cơ sở đào tạo để biết được tình hình khóa học đã diễn ra như thế nào.

1.3.                   Yêu cầu thanh toán: Kế toán đề nghị học viên nào chưa thanh toán thì hoàn thành thanh toán, đề nghị cơ sở đào tạo thanh toán cơ chế cho đối tác liên kết, thanh toán cho giảng viên. Nếu lớp học tổ chức tại sở thì đề nghị bên sở thanh toán học phí của học viên cho Cơ sở đào tạo.

2.                      Báo cáo bộ phận liên kết: Nếu khóa học triển khai ở sở ban ngành thì khi khóa học kết thúc Cơ sở đào tạo lập báo cáo về chất lượng khóa học cho cơ sở liên kết, để học nắm bắt được tình hình chất lượng khóa học.

3.                      Kế toán: Thu thập các chứng từ liên quan để lập hóa đơn để tổ chức liên kết thanh toán học phí cho Công ty, Công ty thanh toán cho giảng viên, thanh toán % cho tổ chức liên kết.

Kế toán đề nghị: Giám đốc Công ty thanh toán và đề nghị Tổ chức liên kết thanh toán cho Công ty.

Giấy chứng nhận cuối khóa:  Văn  phòng chịu trách nhiệm in ấn, xin chữ ký của Ban giám đốc và vào sổ cấp Bằng lưu tại phòng.

4.     Tổ chức tư vấn:

Giảng viên gửi kết quả đánh giá khoá học của học viên cho Cơ sở đào tạo. Cơ sở đào tạo trên cơ sở danh sách học viên do trợ giảng cung cấp và kết quả đánh giá khoá học của học viên (nếu có) làm quyết định cấp giấy chứng nhận cuối khóa cho học viên.

Cấp chứng nhận: Kết thúc khóa học Công ty trao giấy chứng nhận cho học viên.